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공식방문안내

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1. 총재공식방문의 목적

총재공식방문은 클럽을 점검하고 직접 회원들과 친분을 쌓으며 RI 회장 메시지와 총재의 지구운영에 대한 중점사항을 감동깊은 연설을 통하여 그 클럽으로 하여금 초아의 봉사 정신을 더욱 고취시키고, 동기를 부여하여 왕성한 활동을 하는데 촉매역할을 할 수 있는 중요한 회합이다.

최근에는 지도부 재편성 계획에 의해 총재지역대표(Assistant Governor) 제도를 시행하여 총재의 과중한 업무를 덜어 주기위하여 총재지역대표로 하여금 공식방문을 가능하게 했다. 그래서 총재공식방문을 총재지역대표에게 맡기고 총재는 지역별 합동주회만 개최하기도 한다.

그렇지만 여전히 거의 대부분의 지구는 종전처럼 총재가 직접 모든 클럽을 방문한다. 또한 모든 클럽은 총재지역대표 그리고 지구총재가 클럽을 방문하고자 할 때는 이를 수락하여야 하며, 만일 거부할 때는 RI 세칙에 의거 징계를 받을 수 있다.

2. 클럽방문과 공식방문

가. 총재지역대표의 클럽방문(최소한 분기당 1회)

  • (1) 클럽의 목표달성 진척사항 평가
  • (2) 목표달성을 위한 클럽의 다양한 전략에 대한 효율성 진단
  • (3) 클럽에 발생한 문제의 해결책 제시
  • (4) 클럽방문 보고서 작성 및 RI에 제출

나. 지구총재의 공식방문(연중 1회)

  • (1) 봉사프로젝트에 참여하도록 클럽 회원들에게 동기부여
  • (2) 중요한 로타리 현안문제에 초점집중
  • (3) 약체클럽 또는 어려움을 겪고 있는 클럽의 지원
  • (4) 탁월한 클럽 프로젝트 및 로타리안들을 개별적으로 표창

다. 총재지역대표의 공식방문 : 총재공식방문 2주전 주회

RI 이사회가 채택한 지구리더십플랜(District Leadership Plan)에 따른 총재지역대표의 임무

  • (1) 총재공식방문과 연계한 클럽협의회에 참석한다.
  • (2) 총재공식방문을 위한 계획과 준비에 관하여 클럽을 도운다.
  • (3) 총재의 요청과 권장사항을 수행하도록 클럽을 독려한다.

라. 방문회수 및 시기

총재지역대표는 클럽들에게 행정적인 지원을 하기 위하여 지구총재의 눈, 귀 또는 손과 발이 되어야 한다.

  • (1) 지구리더십플랜(DLP)은 RI이사회가 모든 지구들에게 실시토록 한 지구 조직이다.
  • (2) 총재지역대표는 가능하면 매월(Preferably Monthly)정기적으로 클럽을 방문하고 지구총재에게 제출할 방문보고서를 작성한다.(최소한 분기당 1회)
  • (3) 지구총재는 지구리더십플랜(DLP)에 의거 신생클럽 또는 ‘특별한 주의’를 요하는 클럽은 가급적 연도 초에 방문하고 기존 클럽들은 공식방문이 가장 큰 효과를 가져 올 수 있는 시기에 방문한다.
    • (가)클럽창립일
    • (나)신입회원 입회식
    • (다)신입회원 오리엔테이션
    • (라)로타리재단 행사
    • (마)표창식
    • (바)합동주회

3. 공식방문

공식방문은 클럽이 직면하고 있는 문제점을 해결할 수 있는 좋은 기회가 된다. 따라서 모든 회원들이 반드시 참여할 수 있도록 다음과 같이 준비한다.

  • 가. 수 주일 전부터 공식방문에 대해 주회에서 계속 발표한다.
  • 나. 클럽주보에 공식방문에 대한 안내를 게재한다.
  • 다. 클럽회장이 회원들에게 개별적으로 서신을 발송하고 개인 일정을 미리 조정하도록 한다.
  • 라. 입회식, 표창식, 기타 시상식 거행을 준비하고 홍보한다.
  • 마. 총재공식방문시 주빈은 지구총재이므로 별도의 연사초청은 삼가는 것이 예의이다.
  • 바. 총재지역대표와 총재 영접 장소를 사전에 협의하여 마중한 후 회의 장소로 안내하는 것이 관행이다.

4. 회장, 총무 면담

회장, 총무는 공식 방문주회 개최 직전에 30분 동안 총재에게 클럽현황을 간략하게 종합 보고하고 정기모임의 진행순서에 대하여 협의한다. 또한 공적 사적 격의 없는 대화로써 화기애애한 분위기 속에 클럽 목표달성에 중점을 두는 대화이기에 가급적 차기회장 참석도 바람직스러운 일이다.

  • (1) 클럽 전체의 현황을 일목요연하게 보고한다.
  • (2) 클럽의 예산과 재정에 관하여 토의한다.
  • (3) 금년도 클럽의 중점사업
  • (4) 클럽의 가장 취약점을 상의하여 총재의 협조를 구한다.
  • (5) 각종 문서의 기록과 보고서에 관하여 토의한다.

5. 클럽협의회

클럽협의회는 총재공식방문 주회 약 2시간 전에 총재와 클럽의 임원, 위원장 및 소위원장들과 함께 협의회를 개최한다. 이 협의회는 별도의 소회의실을 이용한다. 식순은 먼저 회장이 협의회 개회를 선언하고 총재와 내빈을 소개한 후 클럽 위원장을 소개한다.
이어서 총재의 인사와 스피치 후에 회장, 총무, 위원장이 보고를 한다. 그 보고에는 다음의 사항이 들어 있어야 한다.

  • (1) 간단한 클럽의 연혁
  • (2) 클럽 조직표
  • (3) 회원에 대한 정보(회원수, 연령, 직업분류 등)
  • (4) 클럽 중점 사업 계획
    • · 봉사 계획을 포함한 사업 계획
    • · 재단기여, 클럽 확대 혹은 회원 증강 계획
  • (5) 봉사 파트너 현황 및 사업
  • (6) 클럽 예․결산서
    총재의 강평과 지구의 운영방침 및 봉사의 목표(예:회원 증강, 재단 목표 등)를 제시하고 이에 따른 클럽에 대한 요구사항을 지시하고 회장의 답변과 인사로 협의회를 마친다.

6. 총재공식방문 자료 보고서

클럽은 “총재공식방문자료 보고서”를 제출하기 전 반드시 총재지역대표의 확인 서명을 받아야 한다. 총재공식방문 자료 보고서는 필히 다음과 같은 순서로 작성하여 편철한다.

  • (1) 표지
  • (2) 목차
  • (3) 클럽정보 요약서
  • (4) 클럽목표 약정서
  • (5) 2017-18 세입세출 결산서
  • (6) 2018-19 사업계획서
  • (7) 2018-19 세입세출 예산서
  • (8) 클럽 조직표
  • (9) 클럽현황(연혁.기부금 현황.회원명부.직업분류표 순으로)
  • ※ 효율적인 로타리클럽을 위한 계획서 폐지

※총재공식방문 자료 보고서를 작성하여 총재지역대표의 서명 후 총재공식방문 10일 전까지 총재지역대표에게 1부. 지구사무국에 5부를 우편(인편)으로 제출한다. (클럽 보관용도 총재지역대표의 확인 서명을 받아야 함)

7. 지구 총재에 대한 예우

총재공식방문에는 다음을 갖추어야 한다.

  • (1) 현수막-옥외용(1~2매 설치)

    복수의 클럽이 있는 지역은 지구총재가 들어오는 그 지역의 사람들의 통행이 많은 곳에 1매와 클럽협의회 및 정기모임이 실시되는 건물의 외곽에 1매의 현수막을 설치한다.

    (1)현수막 문안(옥외용)

    국제로타리 3590지구 2018~19년도

    심당 백종선 총재 공식방문

    ○○로타리클럽 • 2018.○.○.(○) • 장소

    (2)현수막 문안(실내용)-공식방문 환영 주회용

    국제로타리 3590지구 ○○○○ 로타리클럽

    심당 백종선 총재 공식방문 주회

    일시 : 2018.○.○.(○) • 장소

    ※ 현수막 제작시 2018-19년도 회장 · 총무 운영수첩 236페이지를 참조하여 제작

  • (2) 좌석 배치

    단상 중앙에 총재가 앉아야 하며, 부회장, 차기회장, 직전회장은 단상에 앉지 않는다. 귀 클럽에 역대 총재가 계시면 함께 앉아도 좋다.

  • (3) 주보(주보에는 총재와 총재지역대표의 프로필이 꼭 실려야 한다.)

    · 2018-19년도 주보철도 준비한다.

  • (4) 카메라 준비

  • (5) 정장 착용 (여름철 혹서기에는 예외)

  • (6) 쾌적한 주회 장소 : 조용하고 깨끗한 분위기의 장소를 선택한다.

    평소에 귀 클럽에서 주회를 하던 곳도 좋으나 특별히 좋은 장소를 선택해서 분위기를 고조시키는 것도 필요하다.

※ 지구총재는 임기 중 최소 한번 이상 클럽을 방문하게 된다. 총재공식방문과 창립(가입증서 전수) 기념식 및 기타 행사 관계로 클럽을 방문할 시, 총재에 대한 최대한의 예우를 하여야 한다. 사석에서는 친구요, 동료이며 선후배도 될 수 있으나, 공적모임에서는 지구를 대표하는 직책이고 또 지구에서는 유일한 RI 임원이므로 언행부터 존중해야 된다.
총재방문 시에는 가급적 지역 경계 입구와 행사장 입구까지 나와서 마중을 해야 하고, 돌아갈 때도 마찬가지로 한다.

▶총재공식방문 주회 회순

  • 개 회 ··························································· 사 회 자
  • 개회선언 및 타종··········································· 회 장
  • 국민의례······················································ 사 회 자
  • 로타리 강령 낭독 ·········································· 지명 받은 회원
  • 네가지 표준 제창··········································· 지명 받은 회원
  • 로타리 송 제창 ············································· 참 석 자
  • 내빈 소개 ····················································· 회 장
  • 총재 약력소개··············································· 총재지역대표
  • 환 영 사 ······················································· 회 장
  • 시 상(계획이 있을 때) ··································· 시 상 자
  • 기념품 전달 ················································· 총 재
  • 선물 및 꽃다발 증정(총재에게) ······················ 회 장
  • 총재연설······················································ 총 재
  • 총무보고 ····················································· 총 무
  • 각 분과위원회 보고 ······································ 분과위원장
  • 성금제의, 사찰활동 및 성금집계보고 ·············· 사 찰
  • 기 타
  • 공지사항 ······················································ 사 회 자
  • 폐회선언 및 타종 ·········································· 회 장
  • 기념촬영

※ 위 식순은 총재공식방문 단일클럽 공식방문의 경우의 식순임

※ 제안사항

  • 1) 총재연설에는 RI 회장 메시지, 지구운영방침 및 클럽에 대한 요망사항 등이 언급되기 때문에 약 20분 정도의 시간을 할애하도록 배려한다.
  • 2) 기념촬영은 폐회타종 후에 하도록 한다.
  • 3) 식사는 총재 인사 후 또는 폐회타종 후 어느 것으로 할 것인가를 미리 예고한다.

유의 사항

  • 전회원 참석할 수 있도록 출석 독려
  • 주회 시작 시간 엄수
  • 총재단 입장 시 기립박수
  • 기념사진을 촬영해 둘 것
  • 신입회원 입회 시 뱃지는 총재와 총재지역대표가 달아 주도록 한다.
  • 사찰 시간에 절대로 총재나 내빈에게 봉사금 요청을 해서는 안 된다.
    (미리 회원들에게 주지시켜야 한다.)
  • 총재지역대표가 총재 프로필을 소개한다.

최종 마무리

  • 총재공식방문 주회는 회원들에게 감동을 주는 분위기로 진행하며 공식 방문시 반드시 기념촬영을 하여 며칠 후 지구총재에게 방문답례 서한을 발송 하도록 한다. 지구총재도 클럽회장에게 서한을 발송한다.
  • 클럽회장 직무편람의 클럽 점검표를 이용하여 정기적인 클럽협의회를 개최한다.
  • 최종 마무리 조치를 위한 귀중한 참고 의견을 총재에게 제공하도록 한다.