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장학관리시스템 업무활용 방법

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[장학관리시스템(https://rotary.ibizhub.co.kr) 업무 활용방법]

1. 구글 크롬 다운로드

2. 장학관리시스템 로그인

  • - 아 이 디 : 아이디 찾기를 클릭하여 클럽명 입력 후 확인(4자리 숫자)
  • - 비밀번호 : 비밀번호 찾기를 클릭하여 아이디, 클럽명, 이메일주소 입력 후 비밀번호 찾기를 클릭 - 해당 이메일로 비밀번호 설정안내 메일 확인 후 비밀번호 설정

3. 장학관리시스템 : 장학금 신청절차

로그인
• https://rotary.ibizhub.co.kr 장학관리 시스템 로그인
배정금액 확인
• 당해연도 클럽별 장학생 배정 수 및 장학금액 확인(1학기:2월,2학기:8월)
선정 및 서류준비
• 장학생 선정 및 구비서류 준비
• 구비서류 : 성적증명서, 재학증명서, 자기소개서, 추천서등
등록 및 신청
• 장학관리 시스템에 장학생 정보등록
• 관련서류 첨부 후 승인신청
서류검토
• 서류 심사 및 검토(결재함에서 진행사항 확인 가능)
• 결재함 : 대기, 완료, 진행, 반려확인(반려시 반드시 재신청요망)
증서전달
• 장학증서 출력 및 전달
지 급
• 장학금 지급일정에 따라 신청 클럽순으로 순차적 지급
결과통보
• 장학금 지급결과 통보(재단 이메일 :rotary789@hanmail.net)

[장학관리시스템 활용 절차]

◎ 장학금 배정현황 조회
: 장학관리 – 장학금배정현황 조회 – 조회 – 상세내역 조회(클럽명 클릭)

◎ 장학금 신청
: 장학관리 - 장학금신청등록 - 장학생등록건추가(좌측하단) - 정보입력 및 구비 서류 파일첨부 후 저장 - 등록된 건 전체선택(좌측 네모박스 체크) 후 장학금 신청(우측하단)
★ 신청 후 결재함에서 접수완료가 되었는지 반드시 확인바랍니다. 재단에서 별도로 연락하지 않습니다. 반려일 경우엔 재신청 해야 됩니다.

◎ 장학금 신청 진행사항 확인
: 결재함 – 조회(대기:미확인, 진행:검토진행중, 완료:접수완료(장학금지급대상완료), 반려 : 결재번호클릭하여 반려사유 확인 후 재신청바람)

◎ 장학금 지급일 확인 : 장학관리 - 장학금지급현황 - 지급일자

◎ 장학증서 출력 : 증서및영수증발급 - 장학증서발급 - 학기선택 후 조회

◎ 장학생 현황 확인 : 장학관리 - 장학생현황 – 조회

※ 시스템 관련 문의사항

1. 비밀번호 찾기시 정보가 일치하지 않다고 나올 경우

  • - 아이디 : 아이디 찾기에서 클럽명 입력 후 4자리 숫자가 아이디 임
  • - 클럽명 : 클럽명만 입력바람(로타리클럽 혹은 RC 입력X)
  • - 이메일 : 사전에 시스템에 저장된 이메일과 동일해야 함. 이메일이 바뀌었거나, 모르실 경우 재단 혹은 지구사무실로 문의바람.

2. job 처리중 오류 발생 문제

  • - 인터넷 익스플로러로 접속하였기 때문입니다. 장학관리시스템은 구글 Chrome에서 최적화 운영 됩니다. 아래의 링크를 통해 Chrome을 다운로드 받으셔서 접속바랍니다. https://www.google.com/intl/ko/chrome/browser/

3. 장학금 신청 반려건 수정 후 재신청 방법
: 결재함의 결재번호 클릭, 반려사유 확인 - 우측하단 "재등록" 클릭

  • - 장학관리 - 장학금신청등록으로 이동 - 장학생 이름클릭 – 수정 후 저장
  • - 등록건 전체 선택(좌측 네모박스 체크) 후 장학금 신청(우측 하단)

4. 장학금 신청 후 증서가 출력문제

  • - 장학규정 원칙상 장학증서는 승인완료 시점에서 출력되어야 하나, 시스템 수정개발 적용문제로 장학금 지급완료 후에 출력 가능하도록 되어있으니 양해 바랍니다.

5. 장학생 등록시 주의사항

  • ① 장학생 이름, 학교, 학과명 오타주의, 카운슬러(관명인명) 재차확인바람
  • ② 장학금액은 “원”단위로 입력바람(백만 단위 아님)
  • ③ 첨부파일
    • - 첨부할 파일에 장학생 주민번호 뒷자리는 지우고 첨부
    • - 그림파일(png, jpe, gif, jpeg)로 3MB이하로 첨부(PDF,한글,엑셀 파일 첨부불가)